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Microsoft Office: quale programma scegliere?

Microsoft Office: quale programma scegliere? Sai scegliere il programma giusto per il lavoro che devi scegliere?

I programmi del pacchetto Microsoft Office sono ormai diffusissimi e li troviamo installati sulla maggior parte dei computer. Ogni giorno, professionisti di ogni tipo si affidano a questi strumenti per svolgere attività come:

  • redigere documenti scritti;
  • immettere dati;
  • analizzare informazioni;
  • preparare preventivi.

Questi strumenti vanno però saper usati con sufficiente destrezza. Non ci si può accontentare di una conoscenza superficiale e approssimativa, altrimenti il vantaggio nell’utilizzare questi software risulterebbe inconsistente. È vero, però, che non è necessario conoscere ogni singola possibilità messa a disposizione da Microsoft Office, dato che alcune di esse vengono applicate solo in situazioni particolari e poco frequenti. Fondamentale è, quindi, capire cosa può fare e non fare ognuno di questi programmi.

Esistono diverse versioni del pacchetto Microsoft Office (2016, 2010, 2007, ecc…). La differenza non è sostanziale, anche le edizioni più vecchie, come la 2007, sono state ormai ampiamente superate. I principali programmi del pacchetto Office, ma anche quelli più usati, sono quattro:

  1. Word;
  2. Excel;
  3. Access;
  4. PowerPoint.

Senza dimenticare di citare Publisher e Outlook, anche se meno utilizzati.

MICROSOFT WORD

È sicuramente il programma più utilizzato. Word serve sostanzialmente alla realizzazione di documenti scritti, che non hanno un limite di spazio.

POWERPOINT

PowerPoint, invece, fa una cosa completamente diversa. Definisce e crea delle presentazioni multimediali, ovvero delle slide che contengono al loro interno degli elementi multimediali come testi, immagini, video e audio). È possibile, inoltre, arricchire la nostra presentazione con particolari effetti grafici, che troviamo all’interno del programma stesso, rendendole estremamente efficaci.

QUANDO USARE UNA PRESENTAZIONE POWERPOINT?

Sicuramente utile all’interno di un contesto aziendale per delle riunioni, oppure per una finalità didattica per dare delle istruzioni o delle indicazioni. Ma possono avere anche delle finalità commerciali. Non mancano, infatti, i casi in cui all’interno di negozi sono presenti degli schermi sui quali vengono proiettate le attività dell’azienda piuttosto che i prodotti o i servizi che la stessa azienda offre.

EXCEL

Facciamo riferimento a questo tipo di software quando abbiamo a che fare con numeri e dati. Nello specifico, Excel permette:

  • la memorizzazione dei dati in forma tabulare;
  • la possibilità di creare prospetti e report;
  • effettuare calcoli;
  • effettuare un’analisi dei dati;
  • costruire grafici.

ACCESS

Sempre parlando di dati, l’altro programma da prendere in considerazione è Access. Nello specifico questo tipo di software permette:

  • la memorizzazione dei dati in forma di database;
  • la creazione di software gestionali.

Questi quattro programmi, però, non vivono ognuno di vita propria ma hanno dei legami tra di loro e, in alcuni casi, anche molto stretti. Innanzi tutto, c’è una compatibilità praticamente perfetta tra questi programmi per la quale qualsiasi azione effettuata su un software può essere riportata su tutti gli altri.

Arrivati a questo punto, diventa fondamentale saper scegliere con quale programma devo andare a realizzare una determinata cosa. Perché, chiaramente, uno sbaglio in questo senso porterebbe delle perdite di tempo e comporterebbe la realizzazione di file di difficile comprensione.

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Laureatosi nel 2003 in Scienze Politiche presso l'Università degli Studi di Milano, si occupa di insegnare materie informatiche dal 2004. La sua filosofia professionale lo spinge sempre ad ascoltare i reali bisogni degli allievi, per capire ciò che veramente vogliono imparare. Collabora tuttora con importanti società.

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