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Segretaria? No, assistente di direzione

Diciamo addio al termine segretaria, ora al suo posto si è seduta l’assistente di direzione. Attualmente, in un contesto in continuo cambiamento, le aziende devono dotarsi di personale qualificato, flessibile e dinamico, in grado di far fronte alle diverse esigenze che si presentano quotidianamente.

All’interno dell’organigramma aziendale, uno dei ruoli chiave è proprio quello ricoperto dell’assistente di direzione. Abbandoniamo il clichè della segretaria d’azienda con occhiali e tailleur, regina dell’archivio, sempre pronta a servire il caffè al direttore.

La nuova figura richiesta dalle aziende è una risorsa (donna, nella maggior parte dei casi) molto preparata, che lavora a stretto contatto con i vertici manageriali e spesso anche in contesti internazionali. Deve possedere competenze professionali e personali adeguate ad affiancare dirigenti di alto livello, in quanto anello di congiunzione tra il management aziendale e l’esterno.

Si tratta, quindi, di una persona laureata con innate doti multitasking, la cui preparazione spazia dal marketing, al management, alla comunicazione. Ciò che non può mancare, affiancata a un’ottima conoscenza di una o più lingue straniere, è la caratteristica di saper intrattenere rapporti con i clienti.

ASSISTENTE DI DIREZIONE: DI COSA SI OCCUPA?

Le mansioni di carattere generale affidate all’assistente di direzione possono essere raggruppate in due macro aree: attività di organizzazione interna ed attività di organizzazione esterna. Tra le attività di organizzazione interna troviamo:

  • la gestione dei contatti, via mail o telefonici;
  • i rapporti con i clienti;
  • la gestione dell’agenda e degli appuntamenti del manager;
  • la creazione di presentazioni, report, statistiche e documenti;
  • la gestione delle scadenze.

Tra le attività di organizzazione esterna, troviamo invece:

  • l’organizzazione di incontri pubblici e meeting aziendali;
  • organizzazione di conferenze stampa.

Naturalmente le mansioni di un’assistente non sono riassumibili in poche righe. Essendo un ruolo centrale di affiancamento al manager, potremmo definire un’assistente come un elemento che racchiude spiccate doti organizzative, spirito di adattamento e capacità di gestire qualsiasi situazione sotto pressione e in tempi brevi.

Ma non è tutto. L’assistente con la “A” maiuscola deve avere un ottimo intuito, deve cogliere al volo i rapporti interpersonali del manager, interni ed esterni all’azienda, deve conoscere i suoi obiettivi e comprendere il suo stato d’animo. Basti pensare all’importanza del ruolo di filtro. Avendo il compito di ottimizzare l’efficacia lavorativa del manager, per valutare i contatti da inoltrare, deve essere in grado di comprendere gli obiettivi del manager al fine di comunicare solamente i contatti preziosi e bloccare inutili perdite di tempo.

Infine, non dimentichiamo elementi etici quali l’onestà e la riservatezza, che non devono mai mancare. A volte, in grandi aziende multinazionali, non vi è solamente una singola assistente di direzione, ma tale ruolo è affidato a più assistenti ognuna delle quali è incaricata di specifiche funzioni in base all’area di competenza.

SEGRETARIA D’AZIENDA: È DAVVERO FINITA L’ERA?

Come tutte le evoluzioni, anche in questo campo, c’è chi rimane legato alle strutture tradizionali. Studi professionali, come ad esempio studi commerciali o studi di avvocati, ma anche piccole imprese, non potrebbero fare a meno della segretaria.

È proprio grazie alla segretaria che giornalmente l’azienda comincia a funzionare. Apertura della mail, smistamento della posta, risposta alle telefonate, accoglienza dei clienti e, soprattutto, una conoscenza approfondita di tutti gli uffici sono solo alcune delle molteplici attività di back office e front office a cui deve far fronte.

Insomma una pietra miliare all’interno del contesto lavorativo che non tutti sono pronti a sostituire. Se siete alle prime armi non lasciatevi scoraggiare. Le abilità richieste per ricoprire al meglio questo ruolo si acquisiscono nel tempo con una formazione adeguata, un continuo aggiornamento e con l’esercizio della professione in azienda.

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